Гід з вибору
Архів — це сотні кілограмів паперу, які треба зберігати роками і швидко знаходити. Металеві стелажі не горять, не прогинаються під щільними коробами й легко миються від пилу. Розбираємо, як порахувати місце під документи, яке навантаження потрібне і як організувати систему пошуку.
Розміри полиць під архівну тару
| Тара | Глибина полиці | Висота ярусу |
|---|---|---|
| Папки-реєстратори А4 стоячи | 30 см | 33–35 см |
| Архівні короби стоячи | 30–35 см | 35–38 см |
| Короби лежачи, у 2 шари | 35–40 см | 30–35 см |
| Креслення, формати А3–А2 | 45–60 см | лежачи, 15–20 см |
Умови зберігання документів
Стабільні 15–20 °C і вологість 45–60%. Перепади й сирість псують папір і чорнило.
Термогігрометр
Без прямого сонця: документи вицвітають, а папір жовтіє.
Штори або без вікон
Металеві стелажі, проходи до виходів, подалі від обігрівачів і електрощитів.
Негорючі матеріали
Обмежений доступ, журнал видачі справ, підписані короби.
Облік і контроль
Як облаштувати архів: 4 кроки
Порахуйте обсяг
Виміряйте документи в погонних метрах і додайте приріст за 5 років. Один стелаж 100 см на 6 ярусів дає близько 6 погонних метрів.
Перевірте навантаження
Метр полиці з документами — 40–50 кг. Беріть стелаж від 100 кг на ярус, а також перевірте міцність перекриття під важкий архів.
Сплануйте розстановку
Ряди перпендикулярно вікнам, проходи 0,8–1 м. Якщо площі мало — мобільні стелажі на рейках удвічі збільшують місткість.
Введіть шифрування
Номер стелажа, полиці й короба плюс опис у журналі чи таблиці — і пошук займає хвилини.
Типові помилки
Дерев'яні стелажі
Горючі й прогинаються під вагою паперу.
Архів у підвалі без контролю вологи
Документи пліснявіють за кілька сезонів.
Без запасу місця
Через рік архів не вміщається, і короби ставлять на підлогу.
Короби без маркування
Пошук одного документа перетворюється на розкопки.
Часті запитання
Яка глибина стелажа для архіву?
30–40 см під папки А4 й архівні короби, 45–60 см — для креслень і великих форматів.
Скільки важать документи на полиці?
Погонний метр щільно складених документів — 40–50 кг. Потрібен стелаж від 100 кг на ярус.
Як зекономити місце в архіві?
Використовуйте висоту до стелі з драбиною або мобільні стелажі на рейках — вони прибирають більшість проходів.
Читайте також
Що це і коли потрібні
Покроково
Поточні справи в офісі
Юридичні, медичні, фінансові документи
Чи є різниця