Гід з вибору
Поточні документи — договори, накладні, особові справи, бухгалтерія за останні роки — мають бути під рукою в офісі, а не в далекому архіві. Відкритий металевий стелаж вміщує більше папок, ніж шафа тієї ж ширини, і не прогинається під вагою паперу. Розбираємо, як підібрати розміри й організувати систему.
Як організувати документи на стелажі
Документи, з якими працюєте щодня, — на рівні очей і рук.
80–160 см від підлоги
Попередні 1–3 роки, які ще потрібні для звітності й перевірок, — верхні й нижні яруси.
Підписані корінці
Особові справи, договори з персональними даними — в окремому приміщенні або шафі, що замикається.
Обмежений доступ
Запас паперу, нові папки, картриджі — на окремій полиці, щоб не змішувати з документами.
Нижній ярус
Розміри під різну тару
| Тара | Глибина | Висота ярусу |
|---|---|---|
| Папка-реєстратор А4 | 30 см | 33–35 см |
| Швидкозшивачі в лотках | 30–35 см | 10–15 см на лоток |
| Архівні короби | 35–40 см | 35–38 см |
| Папки А3, креслення | 45–50 см | лежачи, 15–20 см |
Як облаштувати зберігання документів: 4 кроки
Оцініть обсяг
Порахуйте папки за рік і помножте на кількість років, які зберігаєте в офісі. Додайте 20–30% на приріст.
Оберіть розмір
Глибина 30 см і висота ярусу 35 см — універсальний варіант під папки А4.
Перевірте навантаження
Полиця 100 см з папками — до 50 кг. Беріть стелаж від 75–100 кг на ярус.
Підпишіть усе
Кольорові корінці за роками чи відділами, номер полиці — і будь-хто з колег знайде потрібне.
Типові помилки
Папки лежачи в стопках
Щоб дістати нижню, треба розібрати всю стопку.
Полиці ДСП під папери
Прогинаються під вагою за рік-два.
Персональні дані у відкритому доступі
Такі документи — тільки в приміщенні чи шафі під замком.
Без системи списання
Документи з минулими термінами зберігання займають місце роками.
Часті запитання
Яка глибина стелажа для документів?
30 см під папки А4, 35–40 см — під архівні короби.
Скільки папок поміщається на полиці?
Близько 13 папок-реєстраторів шириною 7,5 см на метр полиці.
Чим стелаж для документів відрізняється від архівного?
Він стоїть в офісі для поточної роботи. Архівні стелажі — для довгого зберігання в окремому приміщенні з контролем умов.
Читайте також
Довге зберігання
Робоча зона й техніка
Чи є різниця у зберіганні
Як організувати